Laserfiche WebLink
DR <br />A <br />F <br />T <br /> DRAFT FY 2024/25 CAPER 18  <br />OMB Control No: 2506‐0117 (exp. 09/30/2021)  <br />CR‐40 ‐ Monitoring 91.220 and 91.230  <br />Describe the standards and procedures used to monitor activities carried out in furtherance  <br />of the plan and used to ensure long‐term compliance with requirements of the programs  <br />involved, including minority business outreach and the comprehensive planning  <br />requirements  <br />The City continues to implement procedures targeted at ensuring compliance with program  <br />requirements on an on‐going basis.  Since becoming an entitlement city in FY 1994, staff has refined  <br />procedures for monitoring subrecipients, tracking fixed assets, ensuring compliance with wage  <br />requirements, and other provisions.  City staff has acquired additional ideas from other jurisdictions  <br />which are planned for implementation in the near future to further improve program compliance.  For  <br />example, several years ago, staff from the cities of Pleasanton and Livermore began to collaborate in  <br />annual monitoring visits with subrecipients that are funded by both cities.  This relationship was  <br />expanded in 2012 to include the City of Dublin (a non‐entitlement Urban County jurisdiction).    <br />  <br />The City maintains an active database of potential interested parties and uses it to send out notification  <br />of grant funding opportunities at the beginning of every application cycle (early December).  The list  <br />currently includes approximately 250 nonprofit agencies, individuals, and other interested parties.  In  <br />addition, ads are placed in local newspapers (including the Pleasanton Weekly which is distributed to  <br />every household in Pleasanton) and on the City’s website.  In 2010, the City converted its grant  <br />management system to an online system supported by ZoomGrants.  This provides a new and effectively  <br />global means of access to the City’s annual grant funding opportunities.   <br />  <br />The City works closely with Habitat for Humanity to maintain a database of minority and female‐owned  <br />businesses that are eligible to provide work on grant and loan jobs through the City’s Housing  <br />Rehabilitation Program.  Grant agreements include all applicable language requiring subrecipient  <br />conformance with prevailing wage, MBE/WBE, Section 3, and other applicable federal and local  <br />requirements.  <br />  <br />  <br />Citizen Participation Plan 91.105(d); 91.115(d)  <br />Describe the efforts to provide citizens with reasonable notice and an opportunity to  <br />comment on performance reports.  <br />The City provides several opportunities to solicit comments from the public on the CAPER:  <br /> The draft CAPER report will be posted on the City’s’ website with the current Consolidated Plan  <br />and Action Plan.  Members of the public are provided numerous ways to provide comments to  <br />the City beginning September 3rd through September 19th, 2024.  This public comment period  <br />meets HUD's 15‐day public comment period requirement.  <br /> Subrecipients of grant funds are sent direct notices via email.  <br /> The County of Alameda coordinates a regional public review period for the annual CAPER  <br />through the Alameda County HOME Consortium (of which Pleasanton is a member jurisdiction).   <br />   <br />Page 28 of 61